O QUE É O A3?
A resolução de problemas sempre vai ser um tema relevante dentro de uma organização. Isso porque, a todo momento a empresa precisa se adaptar ao mercado, trazendo novas propostas de melhoria para se manter competitiva e, consequentemente, aumentar seus lucros.
Desenvolvido pela Toyota, o método A3 tem sido muito utilizado nas grandes empresas para resolver desafios complexos de maneira clara e concisa.
A ferramenta consiste em utilizar a folha A3, padrão internacional de página com formato de 11 por 17 polegadas (29,7 cm x 42 cm), para levantar o problema, as causas raízes e as soluções para determinado desempenho do negócio, em 7 passos.
POR QUE UTILIZAR ESSA METODOLOGIA AGORA?
Muitas empresas e microempreendimentos estão sofrendo diretamente com o caos gerado pela pandemia da Covid-19, induzindo, cada vez mais, ao colapso da economia. Nesse cenário, a metodologia A3 possibilita, de forma individual, a identificação das causas raízes diretas de determinado segmento. Uma vez mapeadas, possibilitam implementar planos de ação específicos para o setor, possibilitando a tomada de decisão pelos responsáveis. Além disso, seu uso é viabilizado por ser um ferramenta simples, rápida e de fácil execução.
POR QUÊ FAZER UM A3?
Além das várias aplicações possíveis, esse método aborda as condições reais do trabalho realizado, ou seja, ao identificar de fato como o trabalho acontece, nenhuma informação é negligenciada e, assim, é possível inferir sobre soluções eficazes.
→ BENEFÍCIOS
O preenchimento do A3 pode ser rascunhado e não necessariamente depende de um meio físico como computador. Dessa forma, a equipe envolvida consegue estar o mais próximo possível do local de trabalho afetado pelo problema a ser solucionado.
Entre outros fatores, também pode-se citar os seguintes benefícios:
→Ajuda a seguir um fluxo de pensamento;
→Facilita a comunicação;
→Ajuda a concentrar no que realmente importa;
→Auxilia a solucionar problemas operacionais e organizacionais;
→ Ajuda a planejar questões específicas e acompanhar projetos;
→Documenta o caminho percorrido até chegar às soluções.
COMO FAZER UM A3?
1- DEFINA O PROBLEMA
O primeiro passo é conseguir o entendimento completo do problema, por isso, não economize esforços para visualizar o contexto em que sua organização se encontra.Qual é exatamente o propósito ao fazer este A3?
→Quanto você realmente sabe sobre esse problema?
→Quem é impactado pelo problema?
→O que eles sabem sobre a situação?
→Como esse A3 influência a estratégia da empresa?
DICA: Escute os colaboradores do seu negócio, geralmente, são eles que estão mais pertos dos seus clientes e, por isso, têm informações valiosa.
2- ANALISE O PROBLEMA
Nessa etapa, os autores do A3 devem definir e detalhar ainda mais o problema. É necessário explicar detalhadamente como o sistema que produziu o problema funciona atualmente. Além disso, é relevante que a equipe responda as seguintes perguntas:
→O que está acontecendo?
→Quando isto aconteceu pela última vez?
→Em qual área da empresa isso ocorre?
→Quem é responsável por esse problema?
→Por quê é necessário eliminar este problema agora?
→Como deveria está?
→Com que frequência isso acontece?
→Como você acha que a resolução deste problema impacta o negócio?
→Está o problema que está tentando eliminar?
DICA: Tenha em mãos as informações em gráficos ou numericamente para que a gravidade do problema seja melhor percebida.
3- DEFINIR METAS E OBJETIVOS
A equipe deve estabelecer metas em relação à melhoria desejada, como resultado da resolução do problema proposto pelo A3. Para isso, é relevante que faça as seguintes perguntas:
→Onde você deseja chegar com esta análise?
→Quais são os resultados esperados?
As metas devem ser específicos, mensuráveis, realistas, alcançáveis e oportunos. Uma abordagem muito utilizada por várias empresas para definir seus metas é o método SMART.
DICA: Deve se pensar nos objetivos e visualizar o estado ideal para seu negócio, isso fará com que não ocorra retrabalhos e novas ocorrências do problema.
4- ANÁLISE DA CAUSA RAIZ
O foco dessa etapa é identificar a causa raiz do problema.Há mais de problema contribuindo para essa situação?
→Tem todos os detalhes necessários para resolver adequadamente o problema?
→Quais são as causas relacionadas?
→Qual o impacto de cada causa para o problema final?
Após responder essas perguntas, os autores do A3 devem indicar quais são as principais causas do problema. Para conseguir realizar essa tarefa, muitas empresas utilizam a ferramenta dos 5 porquês, que consiste na prática de perguntar repetidamente “por quê?” sempre que um problema é encontrado, a fim de ir além dos reflexos do problema e encontrar a causa raíz.
Fonte: Gantus (2016)
DICA: Seja qual for o método selecionado, é importante superar os sintomas do problema e ir até a causa raiz.
5- CONTRAMEDIDAS
Com as análises e objetivos bem definidos, parte-se para as contramedidas. Contramedidas permanentes ou ações corretivas devem ser determinadas para resolver a causa raiz. Ação sobre a causa-raiz que deverá reduzir ou eliminar um problema consequente, essa ação oferecerá a real estabilidade à “situação padrão” ao longo do tempo.
→Você explorou todas as contramedidas alternativas razoáveis?
→Você gerou alternativas viáveis com base em conversas produtivas com todos aqueles que realizam o trabalho?
→Com os clientes do processo? Com as partes interessadas?
→Você pode mostrar como suas ações propostas abordam as causas raízes dos problemas de desempenho?
→Você pode justificar por que suas ações propostas são necessárias?
DICA: Reúna todas as partes envolvidas para desenvolver as propostas de melhoria, dessa forma é mais fácil de abordar todas as áreas.
6- PLANO DE AÇÃO
O plano de ação faz parte de qualquer proposta de solução de problema, nele as tarefas a serem executadas são listadas, e os prazos e responsáveis são definidos.
Na gestão empresarial, a ferramenta 5W2H (Who, What, Where, When, Why, How e How Much) é muito utilizada para auxiliar na elaboração do plano de ação.
DICA: Ações corretivas que não têm um dono ou data de vencimento raramente são alcançadas.
DICA: Sempre acompanhe as ações, se algum desvio ocorrer, tente resolvê-lo antes que o plano falhe completamente.
7- ACOMPANHAMENTO
Os autores do A3 devem confirmar a eficácia das contramedidas. Após essa etapa, a equipe deve tomar ações para padronizar as mudanças ou melhorias no processo.
DICA: Não esqueça de documentar todo o processo, caso o problema volte a ocorrer será possível identificar em que ponto a equipe errou.
CONCLUSÃO
A metodologia A3 é, portanto, uma ferramenta eficiente na resolução de problemas, planejamento de questões específicas e tomada de decisão. É também utilizada como ferramenta ágil de atualização e acompanhamento de projetos.
Quando implementada apropriadamente, essa abordagem pressiona a empresa à uma visão sistêmica, caminhando para uma situação de melhoria contínua a que se refere à metodologia Lean Manufacturing.
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Autores: Juliana Silva e Larissa Tavares.