Essas ferramentas podem te ajudar a desenvolver o planejamento estratégico do seu negócio.
1- PDCA
O ciclo PDCA significa Plan, Do, Check, Action (Planejar, Fazer, Verificar e Agir) e, é um método de gerenciamento com foco na melhoria contínua, ou seja, um ciclo sem fim.
O método pode ser utilizado para realizar um estudo mais detalhado e lógico sobre a empresa. E portanto, o PDCA é uma das ferramentas mais produtivas para separar as etapas do planejamento estratégico do planejamento operacional.
Mas a pergunta é, como ter melhoria contínua na gestão de um negócio sem acompanhar planejamento, histórico e resultado? Impossível, não é mesmo?
Por isso, iremos falar sobre 4 ferramentas que irão te auxiliar para ter uma visão mais sistêmica acerca do seu negócio, e como elas são divididas dentro do ciclo PDCA. Ao final desse artigo você será capaz de visualizar como sua empresa está inserida no mercado, quais ações você pode tomar para ser mais competitivo em relação aos seus concorrentes, quais fatores impactam no seu faturamento, quais ações sua empresa deve priorizar para gerar maiores e melhores resultados e como realizar essas estratégias.
2- S.M.A.R.T. → PLANEJAR AS ESTRATÉGIAS DO SEU NEGÓCIO
Os indicadores e metas SMART são uma ferramenta que auxilia na definição de metas e a entender como alcançar seus objetivos de forma clara que amparam todas as fases do planejamento de um negócio. A palavra é um acrônimo para as palavras Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Bound. Tais metas são aplicadas de modo a estruturar projetos e facilitar a conclusão de objetivos.
S → specific (específico)
Uma meta, para ser considerada específica, deve responder algumas perguntas.
• O que eu quero alcançar com essa meta?
• Como ela será alcançada?
• Onde ela será realizada?
• Quem serão os responsáveis por ela?
Logo, fica claro que: para definir uma meta SMART, o primeiro passo é entender e saber como responder a essas questões básicas.
M → measurable (mensurável)
Todas as metas SMART devem permitir a mensuração. Para uma meta ser mensurada, ela precisa responder as perguntas:
• Quanto tempo será necessário para alcançá-la?
• Qual o resultado que quero obter?
A partir dessa definição, é possível entender se a empresa está próximo, ou não, de alcançá a meta.
A → attainable (atingível)
A meta foi criada para ser atingida. Ou seja, antes de traçar um objetivo, é preciso avaliar, principalmente, o ponto a seguir:
• É possível atingir a meta?
É preciso lembrar que todo objetivo deve representar um consenso entre todos os envolvidos.
R → relevant (relevante)
• A meta a ser conquistada é relevante?
Para saber se ela responde a essa questão, deve-se observar os principais números da empresa – número de clientes, faturamento, lucro, satisfação dos membros, projeto alto impacto, qualidade. Quanto mais relevante for a meta, mais ela impactará nesses fatores.
T → time based (ou temporal)
O “T” na meta SMART ressalta a importância de estabelecer o tempo que será necessário para alcançar o objetivo traçado. Esse fator merece um certo cuidado, pois colocar um período menor do que o necessário desmotivará os responsáveis e colocar um período maior do que o necessário nos fará procrastinar.
Seus colaboradores sabem exatamente quais são os objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo? Não?!
A maioria das empresas sofre com isso, e essa metodologia pode ajudar a direcionar onde os seus colaboradores devem focar seus esforços.
A definição de metas pode parecer muito difícil, mas acredite, é importante para o alinhamento da empresa quando conseguimos fazê-lo.
3- Análise SWOT → COLETAR DADOS SOBRE O MACRO AMBIENTE EM QUE O SEU NEGÓCIO ESTÁ INSERIDO
Análise SWOT é composta por elementos que compõem o ambiente interno e externo da sua empresa, como:
• Forças (Strengthts)
• Fraquezas (Weaknesses)
• Oportunidades (Opportunities)
• Ameaças (Threats)
Essa ferramenta é utilizada para identificar os pontos fortes e fracos da sua organização, assim como as oportunidades e ameaças das quais a mesma está exposta nos ambientes o interno e o externo. O primeiro se referindo a sua organização, e conta com as forças e fraquezas. Já o segundo ambiente refere-se às questões externas, que estão fora do seu controle.
Está na dúvida se vale a pena abrir uma filial? A análise da matriz SWOT pode ajudar na decisão. Afinal, a ferramenta mostra um panorama da empresa, correto?
Esse seria um ponto de tomada de decisão de estratégia, porém você consegue com a ferramenta visualizar outros pontos como melhora dos serviços, oportunidade para novos produtos, priorização de ações, entre outros. Mostrando a pluralidade da ferramenta e preparando terreno para o planejamento de ações de acordo as dores da sua empresa.
4- Diagrama de Ishikawa → VERIFICAR OS RESULTADOS
Quantas vezes você já achou que estava indo tudo bem com a sua empresa, mas os resultados diziam o contrário?
A sensação é de que a equipe está fazendo tudo certo e dando o seu máximo. Só que, na realidade, seu time está focado em estratégias erradas, e vocês não sabem quais são. Para isso, pode-se utilizar o Diagrama de Ishikawa.
Também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, essa ferramenta da qualidade apresenta a relação existente entre o resultado indesejado (efeito) e os diversos fatores (causas) que podem contribuir para que esse resultado tenha ocorrido.
Na metodologia, todo efeito tem causas específicas, e essas causas devem ser analisadas e testadas, uma a uma, a fim de comprovar qual delas está realmente causando o problema que se quer eliminar para melhorar os resultados.
Para realizar a análise de causas utilizando o Diagrama de Ishikawa, basta seguir alguns passos.
• defina o problema (efeito) a ser analisado;
• realize um brainstorming para levantar as possíveis causas que possam estar gerando o problema. Para isso, procure responder a seguinte pergunta: “Por que estamos tendo esse resultado?”;
• divida as causas identificadas em categorias, por exemplo: máquina, mão de obra, método e materiais;
• logo após, defina quais estratégias da sua empresa que levaram aquela causa a acontecer.
Portanto, esse diagrama é muito útil para entender os resultados indesejados de uma empresa e consolidar todas as possíveis causas para reduzir os riscos.
5- 5W2H → REALIZAR AS AÇÕES PARA IMPULSIONAR O SEU NEGÓCIO
A 5W2H é uma ferramenta de gestão empregada para organizar as ações e determinar o que será feito para alcançar a sua meta, por qual razão, por quem, como, quando e onde será feito, além de estimar quanto isso irá custar sua empresa.
Confira a explicação de cada uma delas:
- What – O que será feito (etapas)
- Why – Porque será feito (justificativa, benefícios)
- Where – Onde será feito (local, departamento)
- When – Quando será feito (início e término – Tempo / Cronograma)
- Who – Por quem será feito (responsabilidade)
- How – Como será feito (método, atividades, processos)
- How much – Quanto custará fazer (custo)
Não importa o quão complicado for o seu objetivo, a finalidade do 5W2H é trazer mais agilidade e produtividade para o processo. Você junto com sua equipe estará no caminho certo para otimizar o seu tempo e gerenciar melhor a sua rotina de trabalho.
Quem não quer saber como estabelecer atividades que contribuam para o seu objetivo principal?
Executando as ferramentas, explicadas anteriormente, de forma correta, você conseguirá implementar estratégias mais assertivas que colaborem para os propósitos da sua empresa. Dessa forma, o seu negócio alcançará os resultados que você e sua equipe desejam.
Se acha que seu negócio precisa de uma ou algumas dessas ferramentas sobre gestão, entre em contato conosco e faça um orçamento grátis!
Referências Bibliográficas:
O que é ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos. Siteware. 2017. Disponível em <https://www.siteware.com.br/metodologias/ciclo-pdca/> Acesso em: 9 de maio de 2020.
CAMARGO, R., F. Ciclo PDCA: do conceito à aplicação do famoso Plan Do Check Act (tudo sobre Ciclo de Deming). 2017. Disponível em <https://www.treasy.com.br/blog/ciclo-pdca/> Acesso em: 9 de maio de 2020.
O que é o diagrama de causa e efeito ou “Ishikawa”? Onde é aplicado? FM2S. Disponível em <https://www.fm2s.com.br/diagrama-causa-efeito-ishikawa/> Acesso em 9 de maio de 2020.
Autores: Juliana Gonçalves e Ramon Saldanha.