Você, empreendedor, já se deparou com situações complicadas dentro do seu negócio? Ficou em dúvida de quais tarefas priorizar? Teve dificuldades para tomar decisões importantes? Enfrentou dificuldades para gerir seu tempo? Teve problemas para lidar com situações adversas em momentos de crise?
Iremos apresentar abaixo a ferramenta Matriz Impacto X Esforço, que pode auxiliar você, Empreendedor, a responder esses questionamentos com mais agilidade e facilidade!
Mas afinal, o que é uma Matriz Impacto X Esforço?
A Matriz Impacto X Esforço é uma ferramenta para priorização de tarefas. Ela divide os afazeres em 4 grupos, classificando-os de acordo com o impacto gerado e o esforço necessário para executá-lo.
É dividida em quatro quadrantes, sendo as atividades divididas entre eles de acordo com o tempo gasto em cada ação e com o impacto que ela trará. O eixo vertical da matriz, se refere ao impacto que aquela ação terá no ambiente. Já o eixo horizontal, se refere ao esforço que será necessário para que essa ação seja realizada, considerando fatores como tempo de cada atividade e o número de funcionários envolvidos.
Agora que a Matriz Impacto X Esforço já foi apresentada, vamos abordar como funciona cada quadrante. Vamos lá!
Alto esforço e baixo impacto (Descartar)
São tarefas que demandam muito tempo e alto esforço da equipe para serem executadas, mas que não geram resultados significativos para o propósito da empresa. Portanto, essas atividades devem ser evitadas sempre que possível, sendo realizadas apenas em casos de real necessidade.
Alto esforço e alto impacto (Complexos)
É um quadrante que depende de uma atenção especial da empresa, pois nele estão atividades que geram alto impacto no negócio, mas em contrapartida dependem de muito tempo e esforço da equipe. Por isso, deve-se estudar a viabilidade de cada tarefa, definindo quais serão feitas e quais serão evitadas.
Baixo esforço e baixo impacto (Ver e agir)
Essas tarefas são rápidas de serem executadas, demandam pouco esforço, mas não possuem impacto significativo no ambiente empresarial. São atividades simples, passíveis de serem realizadas no intervalo de tempo existente entre as outras mais complexas, ou em momentos que a equipe possuir tempo disponível.
Baixo esforço e Alto impacto (Prioritários)
Se referem as atividades que resultam em mais resultados com menos esforços, são aquelas que devem ser priorizadas no seu negócio, e que fazem a diferença no ambiente interno e externo da sua empresa. São tarefas que nunca devem ser deixadas de lado, realize-as o mais rápido possível!
Mas afinal, como o uso dessa ferramenta pode auxiliar o seu empreendimento principalmente em momentos de crise?
Simples, com essa ferramenta pode-se identificar as ações que geram ganhos rápidos, e com isso a produtividade é maximizada, tornando possível priorizar aquilo que gera mais resultados a sua empresa, utilizando o mínimo de esforço e tempo possível!
Algumas das vantagens de se utilizar a Matriz Impacto X Esforço são:
– Otimização de tempo e de recursos limitados;
– Auxilia e justifica a tomada de decisões;
– Contribui para a melhoria de projetos que, por algum motivo perderam o rumo ou estão atrasados, com resultados diferentes do que foram previstos;
– Viabiliza reflexões das atitudes a serem tomadas nas atividades, das estratégias da empresa, e de questões como eficiência e desperdício.
Você pode estar pensando: Isso tudo é muito interessante, mas como posso implementar essa metodologia na minha empresa?
Uma forma possível de se utilizar essa metodologia, é através de um mecanismo empresarial bastante utilizado, chamado Planejamento Estratégico, que possui como fundamento elaborar estratégias para o seu negócio a partir de fatores externos e internos, buscando as melhores decisões organizacionais, a fim de reduzir riscos e possibilitando o alcance dos objetivos traçados.
A Matriz Impacto X Esforço é uma das ferramentas aplicadas no decorrer da elaboração de um Planejamento Estratégico. Este é um dos serviços que compõem a carta de projetos da Engloba Consultoria em Engenharia. Para mais informações sobre como adquirir esse serviço para o seu empreendimento clique aqui.
E aí? Vamos dar um up na gestão de tempo da sua empresa?
Autores: Danielle Assis e Roberto Júnior